Како да ја приспособите вашата компанија на работа на далечина?

Добивај вести на Viber

Со сегашната ситуација поради COVID-19, адаптирањето на работа од далечина може да е предизвик за секоја домашна компанија, особено за оние кои за прв пат ќе го применат овој начин на работа. 

Од друга страна, на глобално ниво, работата на далечина станува сè поголем тренд. 

Податоците од Google Trends, oд 2004 година па наваму, покажуваат растечки интерес за работата на далечина. 

Извор: Google Trends

Голем дел од компаниите кои го прифаќаат овој начин на работа забележуваат зголемување на продуктивноста, зголемување на посветеноста на вработените, а со тоа и пораст на профитот. 

Меѓутоа, оваа промена во случај на пандемија не е едноставна и затоа во следниов текст, ќе споделам неколку совети кои ќе ви помогнат полесно да преминете од канцелариска работа во работа на далечина.

Изберете алатки за соработка и придржувајте се до нив

Најголемиот предизвик за домашните компании при транзицијата кон работата на далечина е пронаоѓањето на ефективен начин на комуникација и менаџирање на постоечките работни задачи. Одржувањето на состаноци, дефинирањето на стратегии и формирање на целите се само некои од проблемите со кои може да се соочат менаџерите при работата на далечина. 

E-mail комуникацијата е практична, но не е секогаш доволна. Затоа, постојат неколку корисни алатки кои значително ќе ви ја олеснат и подобрат работата на далечина.

Slack е алатка за секојдневна комуникација. Покрај еден-на-еден комуникацијата, во Slackможе да креирате и различни канали според проекти, тимови и теми, како за формална така и за неформална комуникација. Освен десктоп верзија, постои и мобилна апликација, за комуникацијата да се одвива непречено. 

Microsoft Teams е унифицирана платформа за комуникација и соработка помеѓу вработените. Овој функционален софтвер ви овозможува менаџирање на проекти, разговор со секој од вработените и групни разговори, како и одржување на видео и аудио повици помеѓу тимовите.

Одлична, а едноставна алатка за менаџирање на работата на вашиот тим е Asana. Оваа апликација ви овозможува визуелен приказ на секој од вашите проекти, задачите на секој вработен, поставување на рокови и поделба на задачите според приоритет. Исто така, Asana обезбедува и приказ на продуктивноста на секој вработен и напредокот на проектите, што значајно ја олеснува работата на далечина.

Trello е уште една апликација која го поедноставува менаџирањето на работните задачи. Визуелно, апликацијата изгледа како табла на која се поставуваат картички, кои всушност се задачите на тимот, проекти и забелешки. Картичките може да бидат групирани во листи и на тој начин, многу полесно да се организира работата на далечина. 

Доколку работите со покомплекси проекти кои бараат поголемо внимание на деталите,Jira e софтвер кој може да ви го олесни работниот процес. Програмерските тимови се оние кои почесто го користат овој вид на софтвер кој овозможува приказ и планирање на задачите, како и распоред на задачите според приоритет. 

Zoom е една од најпопуларните платформи за видео и аудио состаноци и конференции. Платформата нуди и опција за пишана комуникација со секој од членовите на тимот, споделување на документи и одржување на вебинари. 

Користењето на соодветни и квалитетни алатки при работата на далечина е од клучна важност за успешноста на компанијата. 

Комуницирајте секојдневно и дискутирајте ги проблемите еден на еден

Практикувањето на рутина во работата на далечина е најефикасен начин за градење професионален однос и доверба помеѓу вработените и менаџерите.

Воведете правило дека секој ден ќе започнува или завршува со видео повик каде накратко ќе се дискутираат обврските и целите за денот. Тоа ќе ви помогне за подобра организираност кај целиот тим и добра приоритизација на задачите. Доколку се работи за проблем кој бара поголемо внимание, практикувајте еден-на-еден видео повици, бидејќи се подоверливи од пишаната комуникација.

Клучот за успешна комуникација е комуницирање на донесените одлуки со секој член од тимот, а со тоа се редуцираат и подоцнежните недоразбирања. 

Бидете секогаш достапни за вашите вработени

Секој менаџер е должен да биде отворен за комуникација и достапен за секој од своитевработени во текот на работното време. Во практика, може да се чека на “зелено светло” од менаџерот пред да се продолжи со работа и доколку тоа трае предолго, создава дополнителен стрес кај вработените кои работат на проектот. 

Ова најдобро се решава со некои едноставни правила за комуникација. 

Доколку е нешто од помала важност, може да се комуницира преку едноставна порака на Slack. Но доколку се работи за посериозен и пообемен проект, најдобро е да се практикува видео повик со сите членови на тимот. 

Работата на далечина не треба да биде пречка за вработените да комуницираат со претпоставените, потребно е само да се пронајде најсоодветниот начин за тоа. 

Избегнувајте микроменаџирање и фокусирајте се на поставување јасни цели

Верувањето дека вработените нема да се посветени на работата, ќе имаат повеќе слободно време или ќе извршуваат други активности неповрзани со работата е оправдан страв кај менаџерите. 

Микроменаџирањето на тим кој работи на далечина може дополнително да ја влоши комуникацијата. Меѓутоа, две-годишното истражувањена професор на Стенфорд,Николас Блум, докажува дека работата на далечина значително ја зголемува продуктивноста на вработените и без постојано менаџирање. 

Наместо тоа, фокусирајте се на поставување јасни и остварливи цели.

Како претпоставени, најважно е да се фокусирате на резултатите и завршените работни задачи, а преку секојдневната комуникација може да се решат сите останати предизвици со тимот. 

Практикувајте интеракција на сите вработени преку креативни тимски игри

Кај работата на далечина, еден од проблемите е вработените во континуитет да се чувствуваат како да се дел од компанијата. Единствениот начин да се поврзат е преку камера и тоа може да влијае на градењето професионална блискост како соработници.

Еден корисен предлог е организирање на виртуелно кафе или кафе-пауза, каде вработените преку видео повик ќе разговараат и ќе се поврзуваат, исто како и во канцелариската работа. Исто така, на Slack може да креирате посебни канали за споделување фотографии од миленици или од патувања, како уште еден начин за креативно поврзување на вработените и покрај работата на далечина. 

Искористете ја својата креативност за дополнителна мотивација на вработените. Плус, со вистинските алатки, може да биде доста забавно за целиот тим. 

Понудете им емоционална поддршка на вашите вработени

Стресот не е исклучен кога се работи на далечина. Дополнително, може да е уште потешко да се забележи бидејќи не сте во постојан физички контакт со вашите вработени. 

Работата на далечина може да влијае на емоционалното здравје на вработените, на социјалната интеракција или на осаменоста. За да го избегнете ова, практикувајте почести разговори со вработените, преку кои ќе се осигурате дека работата на далечина не создава потешкотии за ниту еден од вработените. 

Не заборавајте да го дадете својот фидбек за завршената работа. Пофалби за успешно завршените проекти, како и конструктивни критики и простор за напредок доколку вработениот има проблем со одредена задача. 

Разговарајте директно со вработените, особено со оние кои за прв пат се среќаваат со работа на далечина. Директното адресирање на проблемите во овој вид на работа како и внимателното слушање на вработените, може да биде многу од корист за градењето на доверба помеѓу двете страни. Комуницирајте јасно и по потреба, препрашувајте ги вашите вработени, за да не дојде до недоразбирање.

На овој начин, ќе осигурате стабилен професионален однос заснован на доверба, иако сте километри одвоени од вашите вработени. 

Заклучок

Моменталната пандемија предизвикана од COVID-19 ја зголеми потребата за преминување од работа во канцеларија во работа на далечина за многу компании, вклучувајќи ги и домашните. Оваа не е едноставна транзиција, меѓутоа користењето на вистинските алатки може да ви биде од голема помош. 

Навременото приспособување на условите за работа на далечина може значително да ги зголеми успесите на вашата компанија. Примената на овие совети го олеснува адаптирањето на работата на далечина, а со тоа и отвара нови можности за работа на вашата компанија.